1- سجل تجاري ساري المفعول يحتوي على الأنشطة الخاصة بتوريد المنتجات العسكرية.
2- عقد التأسيس للشركات.
3- قائمة بمعلومات الأشخاص المسيطرين وتشمل المؤسسين والمالكين والشركاء وأعضاء مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي، بالإضافة إلى الأشخاص المرتبطين به إدارياً للجهة مقدمة الطلب.
4- قرار صادر من إدارة الشركة او المالك بالنسبة للمؤسسات بالصيغة التي تحددها الهيئة (خانة تحميل).
5- ذكر وصف تفصيلي للمنتجات المراد توريدها مع ارفاق المستندات المطلوبة ومنها خطاب الوكالة من الشركة الصانعة على ان ينص الخطاب على تعيين مقدم الطلب كوكيل او موزع معتمد في المملكة العربية السعودية مع ذكر المنتجات المراد توريدها في الخطاب و توضيح تاريخ انتهاء صلاحية التوكيل ويتم تصديق الخطاب من السفارة السعودية في بلد الشركة المصنعة.
6- هيكل مقدم الطلب التنظيمي يشمل التسلسل الإداري أو الشكل التنظيمي الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية لمقدم الطلب.